2018年度春季(第38回)情報通信学会大会
アーリーバード発表賞における誤りについて

                                                   平成30年11月30日
                                             公益財団法人情報通信学会

 

 このたび、2018年度春季(第38回)学会大会におけるアーリーバード発表賞において表彰後の手続きのなかで受賞者を事務局職員が取り違え、受賞者とは別の会員に誤ったご連絡をし、ウェブサイト上にて受賞者として公表するという重大な誤りがありました。
 関係者の方々に、多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと深くお詫び申し上げます。
 学会は、今回の事実を厳粛に受け止め、当該職員に厳重な注意及び処分を行うとともに、今後このようなことが生じないよう、事務局内での確認作業を徹底し、学会執行部のチェック体制を強化し、鋭意、再発防止に努めてまいります。
 なお、事の経緯及び今後の対策については下記の通りでございます。

 

1.事の経緯
 アーリーバード発表賞は個人研究発表(大学院生の部)において、優秀な発表に授与しているものです。研究企画委員会は、大学院生の部の発表教室に審査員を配置し、全ての発表が終わり次第、審査員及び研究企画委員長により審査を行います。発表賞授与に値する優秀な発表があった場合、同日開催される総会において表彰を行います。ただし、発表同日の表彰であることから表彰状は後日事務局より送付し、副賞も後日振込を行います。
 事務局による発表者の取り違えは、大会終了後の事務局内での確認の際に起こりました。誤りを犯した当該職員は、研究企画委員長より受賞者の報告を受けた事務局長に対し、確認をしていますが、口頭であいまいな確認を行った結果、受賞者を取り違えました。また、その後の受賞者への連絡、表彰状等の送付、ホームページへの掲載などを当該職員一人で担当しており、そのため、受賞者本人からの問い合わせがあるまで、誤りに気付くことができませんでした。

 

2.今後の対策
 受賞者について氏名、所属、発表タイトルをきちんと確認せずに、思い込みで作業を進めるという安易な態度が誤りの原因です。また、発表者氏名の伝達はすべて口頭にて行われていました。その後の作業においても当該職員のみで作業に当たっていたため、チェック機能が働いていませんでした。
 今後二度とこのような間違いが起こらないよう、研究企画委員会はアーリーバード発表賞受賞者について講評を含め、文書により事務局に連絡を行うものといたします。また、受賞式において、受賞者にはその後の事務手続きについて事前の説明を行います。表彰状の作成、送付については研究企画委員会のチェックを経てから送付するものといたします。
 なお、今回の誤りについては、情報通信学会誌及び学会ホームページにおいて事を明らかにし、謝罪をいたします。

 

(本件問い合わせ先)
情報通信学会 研究企画委員会